図書室の予算・決算

図書室の予算管理を行っていますか？

病院によって、予算名称や予算申請、決算などの時期は異なるかもしれませんが、一般的に、図書室の予算には図書や雑誌の資料費、データベースの契約料、製本代金、消耗品代などがあります。

予算年度は、カレンダーと異なり４月スタートで翌年３月末決算というのが一般的なスタイルです。ちょうど３月は決算時期、何か忙しい時期です。

予算案の作成は秋から始まります。申請、執行、決算を行っている方は、その流れを良くご存知と思いますので今更かもしれませんが、予算の流れを簡単に復習してみました。

1)予算の作成
図書や雑誌の資料購入費、データベースの契約料、製本代、消耗品など、図書室で必要な経費を科目別に配分をし一年間の予算を作成します。

2)予算の申請

作成した予算案を図書委員会で検討、決定。病院の予算時期に合わせ、予算申請を行います。

3)予算の決定・執行

申請した予算が、そのまま承認されれば良いのですが、査定の結果減額になることもあります。予算額が決定・内示されたところで、執行に向けての準備をします。JHLAの予算のように、前期・後期に分けたり、科別に振り分けたりの作業があります。執行状況と残額を把握するために会計簿・予算処理簿（名称はまちまち）を作成しておくことと便利です。今はパソコンのEXCELで簡単に作ることができます。

4)決算報告
そしていよいよ、３月決算時期です。１年の執行状況をまとめます。会計処理のソフトを導入している病院もありますので、処理方法は各病院異なると思いますが、図書室では決算総額、科目別に予算額・決算額・増減・備考とまとめて作成しておくと便利です。

図書室担当者が、予算管理を行うことで、図書室業務の運営を見直すこともできます。さらに報告書を提出することで、いかに図書室の予算が有効に使われているかのPRにもなります。（M･Y）